כנסים ואירועים עסקיים משרתים ארגונים למטרות שונות דוגמת חשיפה ומיתוג, מכירות וקד"מ, הכשרה או גיבוש עובדים, גיוס משקיעים ועוד. בהתאם לכך נקבע אופי האירוע והקהל אליו הוא פונה; עובדים, הנהלה בכירה, לקוחות, קולגות, הקהל הרחב וכו'.

מתוך הבנת היתרונות שמגלמים אירועים יזומים, ארגונים רבים מן המגזר העסקי, הציבורי וכן המגזר השלישי, מפיקים אירועים בכל שנה. אמנם אירועי המגזרים השונים פעמים רבות שונים במהותם אלו מאלו, שכן אירועי המגזר הציבורי והשלישי לא יעסקו לדוגמה בהשקת מוצר או קידום מכירות, אך גם להם יהיו מטרות מוגדרות כמו יחסי ציבור, אירועי הכשרה וגיבוש עובדים או גיוס כספים במקרה של עמותות ומלכ"רים.

כך או כך, בסופו של יום, ארגונים מעוניינים כי האירוע שיפיקו ימלא את מטרתו ויביא את התוצאות הרצויות, יהיו אשר יהיו. הפקת כנסים ואירועים עסקיים כרוכה בהשקעת מאמצים ומשאבים רבים. ההשקעה בתכנון האירוע תתבטא בזמן וכמובן גם בהוצאה פיננסית, ולכן חשוב להקדיש את תשומת הלב הראויה בכדי להבטיח שהאירוע 'יחזיר את ההשקעה'.

אחד מן האלמנטים שישפיעו על הצלחת האירוע מבחינה זו הוא המקום בו ייערך. האם כדאי לערוך את האירוע במשרדי החברה, אולם כנסים או דווקא בטבע? יש להגדיר מראש באופן ברור מהן מטרות האירוע ותוצאותיו, כאשר הכוונה לתוצאות מדידות ולא מעורפלות בכדי שיהיה ניתן לבדוק בסיום האירוע האם אכן הגשים את ייעודו ולהסיק מסקנות לאירועים עתידיים. רק לאחר הגדרה ברורה כזו מומלץ לבחון מקומות אפשריים לאירוע. כך תוכלו לבחון האם המקום מציע את התנאים הדרושים לאירוע ובכך יסייע להצלחת האירוע. לדוגמה, האם במקום אולמות וחללים מתאימים לכמות האנשים הצפויה ולפעילויות המתוכננות? האם במקום התשתיות הטכניות הדרושות? האם ניתן לעצב את המקום כך שישדר את התדמית הרצויה לארגון?

שיקול נוסף שיש לקחת בחשבון בבחירת מקום לאירוע הינו המיקום. אלא אם כן אתם מתכננים שירותי הסעה שיביאו את כלל המוזמנים למקום, כדאי לבחור מקום מרכזי ונוח להגעה הן בתחבורה ציבורית והן ברכב פרטי. בנוסף, חשוב לוודא שישנם מקומות חניה בשפע בקרבת מקום, והמקום נגיש לבעלי מוגבלויות. בחירה נכונה תמנע מצב בו אנשים יימנעו מלהגיע לאירוע עקב המיקום.

מרכז כנסים ואירועים

מרכז כנסים ואירועים, כפי שמשתמע משמו, מיועד לאירוח כנסים ואירועים עסקיים. ככזה הוא מהווה במרבית המקרים האופציה האידיאלית לאירועים מסוג זה, ובייחוד אם מדובר באירועים רבי משתתפים ואירועים מורכבים. מרכזי כנסים מכילים מספר אולמות אירועים בגדלים שונים ומאפיינים שונים דוגמת ישיבה סביב שולחנות לעומת ישיבת תיאטרון באולם אודיטוריום. בנוסף, במקום יהיו חללים מקורים ופתוחים המתאימים לקבלת פנים, מינגלינג, כיבוד בהגשת בופה ועוד. הודות לכך, ניתן לערוך גם אירועים מורכבים בהם מתקיימות מספר פעילויות במקביל. כך לדוגמה, אולם כנסים אחד יכול לשמש להרצאה בנושא מסוים בעוד באולם אחר יתקיים פאנל בנושא אחר וחלל נוסף ישמש להצבת דוכנים המציגים מוצרים או שירותים שונים.

בנוסף, מרכז כנסים ואירועים יספק את התשתיות הדרושות לצרכים השונים של האירוע והוצאתו לפועל בזמן אמת ללא תקלות. כך, הוא יאפשר למפיקי האירוע למצות את הפוטנציאל הגלום בו ולהביא לתוצאות המבוקשות.