יותר ויותר אנשים בוחרים בימינו לערוך אירוע קטן, מצומצם ואינטימי יותר, הן במקרה של אירועים משפחתיים ומאורעות קטנים יחסית והן במקר של חתונות ואפילו אירועים עסקיים. אופיו של אירוע קטן שונה במהותו מאופיו של אירוע גדול ורב משתתפים, ועל מנת שהאירוע הקטן שלכם יצליח, יתאפיין בטוב טעם ואינטימיות וייזכר לטובה למשך זמן רב, כדאי מאוד לשים דגש על כמה נקודות קריטיות, המייחדות הפקה של אירועים קטנים ומצומצמים –

יחס אישי יותר לאורחים – אחד ההבדלים המהותיים ביותר במקרה של אירוע קטן הוא כי כמות המוזמנים קטנה יחסית, כך שלעורכי האירוע היכרות אישית וקרובה יותר עם כל אורח ואורחת. כאשר זהו המצב, תרצו להשרות על אורחיכם אווירה אישית ואינטימית יותר. למשל, בכל הנוגע למחוות ואטרקציות באירועים קטנים, ניתן להיות יצירתיים וללכת על משהו יצירתי ומעניין יותר. למשל, מזכרות אישיות מהאירוע עם שמות המוזמנים (קל הרבה יותר כאשר כמות המוזמנים נמוכה יחסית) וכו’. בנוסף, הקפידו לבלות לפחות חלק מהערב עם כל מוזמן ומוזמנת. אם הזמנתם אותם לאירוע הקטן שלכם, כנראה שהם חשובים לכם מספיק. תנו להם להרגיש את זה במהלך האירוע.

נותני שירותים המתמחים באירועים קטנים – ניתן למצוא כיום לא מעט נותני שירותים (חברות הסעדה, חברות הפקת אירועים וכו’) המתמחים באירועים קטנים ובינוניים. באירוע קטן נרצה לקבל שירות מעט שונה מאשר באירוע רגיל, הן בתחום המזון והן מבחינת שירותים אחרים (למשל, צילום האירוע דורש יותר תשומת לב לכל מוזמן, המוסיקה צריכה להתאים לאווירה האינטימית וכו’). וודאו כי לנותני השירות שאתם שוכרים יש ניסיון גם באירועים קטנים.

בחירת מקום מתאים לאירוע קטן – כאשר אתם בוחרים את המקום בו תערכו את האירוע, קחו בחשבון שמדובר באירוע קטן ומצומצם, ולכן בעל אופי שונה מאירוע “סטנדרטי” ורב משתתפים. לכן, כדאי ללכת על מקומות המתאימים באופיים לאירועים קטנים ואינטימיים יחסית – גן אירועים קטן ופסטוראלי, יקב כדוגמת האולמות לאירועים קטנים ביקבי בנימינה או מקום אחר בחיק הטבע המיועד לארח אירועים קטנים, אולם שמחות בינוני או קטן וכו’. נסו להימנע משכירת מקום גדול ורחב ידיים במיוחד, וזאת משתי סיבות – א. על מנת להימנע מהרגשה של אירוע דל משתתפים המתקבלת כאשר האירוע נערך במקום המכיל חלל גדול או שטחים גדולים פתוחים אך מספר מצומצם של אורחים. ב. חיסכון בהוצאות – למה לשלם על מקום גדול ויקר כשאפשר ללכת על מקום קטן וחסכוני יותר?

לא פשוט יותר להפקה – התחילו לתכנן מספיק זמן מראש – אירוע קטן אינו בהכרח פשוט או קל יותר להפקה ותכנון מאשר אירוע גדול ורב משתתפים. דווקא באירועים קטנים נרצה לדייק יותר בכל פרט ופרט, ולוודא שחשבנו על כל הדברים הקטנים והגדולים כאחד. לכן, התחילו את תכנון האירוע מספיק זמן מראש, גם ובעיקר כאשר מדובר באירוע קטן. במידה ותגלו כי תכנון והפקת האירוע קל יותר מהצפוי – הרווחתם. תוכלו להתרווח ולהגיע ליום הגדול כאשר אתם נינוחים ומוכנים. בכל מקרה, תוכלו להיות בטוחים כי סגרתם את כל הפינות החשובות, וכל אורחת ואורח ייהנו וירגישו את האווירה האישית והאינטימית של האירוע שלכם.

Leave a reply